Ce mode de gouvernance a été établi en intelligence collective par les membres de Mons en Transition et a été adopté en février 2017.
Principes de base
Le projet de gouvernance s’appuie sur des principes d’intelligence collective (mise en cercle, parole au centre, priorité au groupe, partage de parole, facilitation, co-construction plutôt qu’opposition, facilitation du processus…) et est agile, car organisé en groupes concentriques (cercles) avec une relative autonomie.
La gouvernance s’organise en cercles d’individus ayant différents niveaux d’intégration et de responsabilités dans le projet depuis le cercle extérieur (citoyens montois) au cercle le plus intérieur (co-coordination).
Aussi, cela implique les mécanismes suivants :
- Accueil citoyen: communication et ouverture continue vis-à-vis de ceux-ci citoyens montois pour susciter l’implication ;
- Intégration des membres MeT: 2 niveaux d’implications de membres de MeT : membre sympathisant (pas d’implication) ou membre actif (formalisation, signature d’une charte);
- Cercles de projet: semi-autonomie des cercles de projet avec partage de redevabilités : désignation en plénière par élection sans candidat (si nécessaire) d’un responsable de CP et désignation par les CP d’un représentant par cercle de projet ;
- Co-coordination: partage de la coordination de MeT entre 2 personnes;
- 2 types de réunions: fréquentes (réunions projet) et réunions moins fréquentes (réunions gouvernance).
Rôles et redevabilités
Pour tous les membres (sauf membres sympathisant) : respect de la raison d’être, missions et valeurs de MeT (signature d’une charte).
Les 2 cocos se répartissent les charges suivantes avec appui extérieur ou non:
- Organisation des réunions (gouvernance et suivi projet): préparation des réunions, annonce réunions avec ODJ, modalités pratiques (local, convivialité etc…), appel aide secrétaire pour PV et envoi de celui-ci, s’assure de la facilitation dans le respect des pratiques de gouvernance de MeT (processus de décision,…) ;
- Communication: suit l’utilisation des outils de communication avec l’appui du groupe communication (site internet, page FB, adresses emails), met à jour la BDD MeT des contacts mails, répond aux sollicitation mails et redirige vers les responsables du groupe, relaye les demandes internes ou extérieures (ex : Plaza, autres associations), accueil des nouveaux membres ;
- Accueil membre : accueil des membres (lors de réunions, via internet), information et redirection vers les activités de MeT ou une initiative de transition montoise ou ailleurs ;
- Suivi général des projets : s’assure que ceux-ci sont « vivants », débloque les situation internes et externes avec l’appui des représentants ou responsables de cercle de projet ;
- Suivi général de la gouvernance : passation des rôles, respect des redevabilités.
En fonction des capacités et expériences des intéressés, les deux cocos démarrent ensemble et le premier coco commence pour 6 mois et l’autre reste 1 an au début. A la sortie du premier coco, le second prend la place du premier et un nouveau coco est élu (élection sans candidat) pour 1 an pour bénéficier de l’accompagnement du nouveau 1er coco etc… Ensuite mandats de 1 an qui se chevauchent.
Responsable CP: coordination CP, organisation des réunions d’avancement du CP, suivi du projet. Les mandats ont une durée minimum de 6 mois avec possibilité de relais par ;
Représentant CP : retour du suivi du projet en cellule Co-co (besoins d’aide, propositions d’initiatives), communication vis-à-vis de l’extérieur de manière concertée avec la co-co.
Membre actif : implication continue dans un cercle de projet.
Les deux points ci-après traitent des réunions (gouvernance et projet) et des sessions d’informations sur MeT.
Les réunions de gouvernance et de suivi de projet
Les deux principaux types de réunion liées à la coordination sont les réunions de projet (que devons-nous faire ? : tâches, avancement, état projet) et les réunions de gouvernance (Comment s’organiser?.
Les réunions de gouvernance ont pour objectif de suivre l’état général de MeT (orientations, structure, projets importants), évolution structure, suivi des rôles, suivi des membres…). Ces réunions se font essentiellement avec les 2 coordinateurs et les représentants des CP.
Organisation des réunions
Le contenu suivant est une proposition « guide » pour faciliter efficacement les réunions. Il sert de garant à une bonne conduite des réunions pour Mons En Transition.
Un ordre du jour est préparé et envoyé à l’avance, mais doit être validé et éventuellement adapté en sociocratie en fonction des tension des participants. Tous les points sont traités les uns après les autres distinctement et sont sources d’évolution pour la structure.
C’est la combinaison d’un processus clair et d’un facilitateur qui garantissent que les réunions ne sont plus prises en otage par des discussions longues et frustrantes, que les réunions durent moins longtemps et sont plus efficaces, afin qu’il reste davantage de temps effectif pour le « véritable travail » et que l’organisation ait davantage de chances d’atteindre ses objectifs.
Les réunions de gouvernance sont animées chacune par un facilitateur et un secrétaire. Elles suivent un processus toujours le même. Elles sont réservées à la cellule de coordination pour une raison d’efficacité et de cohérence dans le suivi des réunions.
Le traitement de chaque points se règle dans un processus semblable à la sociocratie avec toujours une attention à bien traiter le point et les tensions liées et ne pas engager de discussion chronophage. La personne évoquant une tension doit proposer une solution (et devient le proposeur). A la fin du processus, il peut toutefois rejeter totalement la proposition amendée et revenir sur sa proposition initiale, les égos sont mis de côté. Il faut cependant vérifier qu’il n’y a pas d’objection, sinon le processus recommence. A la fin, tour de clôture sans réaction des autres.
La réunion opération concerne la cellule coordination et est ouverte à tous les membres actifs. Elle permet de faire le tour des projets en remontant les données sur l’activité. Les résultats attendus sont : définition des prochaines actions et projets. Elle s’organise autour d’un tableau de bord reprenant une check-list des actions, une liste d’indicateurs et les projets en cours. Elle s’organise de manière semblable à une réunion de gouvernance : tour d’inclusion, préambules (tour d’horizon des actions, indicateurs et projets), établissement d’un ordre du jour et traitement point par point et se termine par un tour de clôture.
En pratique, le préambule est efficace et est avant tout un état des lieux pour connaître la situation de départ sans faire du contrôle :
- Projet: permet de mettre à jour les participants sur un projet sans s’étendre ;
- Check list: chaque action est liée à un rôle et on dit fait/pas fait sans se justifier ;
- Indicateurs: un résultat est donné pour donner une image de l’activité ;
Ensuite vient l’établissement de l’ordre du jour créé le jour même : on énonce les tensions à traiter en 1 ou 2 mots.
Chaque point est traité au nom du rôle joué par la personne, un besoin est exprimé et on voit quelles sont les ressources nécessaires pour répondre au besoin. Une action est décidée et est soit mise en œuvre par la personne qui a énoncé la tension, soit nécessite un tour de table de conseil ou la mise en œuvre d’un groupe de travail. Parfois certaines actions nécessitent des prise de décision dans un autre type de réunion (création d’un nouveau rôle pex).
Les sessions d’information
Périodiquement et selon la capacité de Mons En Transition, des sessions d’information sur le lieu de réunion de MeT ou à l’extérieur (Cinéma Plaza, Université…) sont tenues. Elles sont prises en charge par ont pour objectif de communiquer sur les activités de MeT idéalement avec les représentants des CP (selon le degré d’importance de la réunion).
Définitions et abréviations
Cercle : dans le contexte de la gouvernance, ensemble de personne ayant une mission commune (ex : cercle de projet) ou cercle de coordination ;
Facilitateur : personne désignée qui est le gardien d’un processus de facilitation de la réunion (méthodologie utilisée (ex : prise de décision en sociocratie), respect du temps, attribution de la parole, restitution au groupe orale ou écrite). Il a vertu d’autorité bienveillante sur le processus et non le contenu ;
MeT : Mons en transition ;
CP : Cercle de projet (remplace GT : groupes de travail) ;
IL : initiatives locales.
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